Spätestens nachdem ein Unternehmen eine Fördermittel-Finanzierung von Förderstellen oder Förderbanken bekommen hat, muss das Controlling ausgeweitet werden. Sollte sich noch kein detailliertes Controlling in der Nutzung befinden, ist es jetzt höchste Zeit dafür. Mit einem professionellen Controlling-System können frühzeitig Warnsignale und Abweichungen von der geplanten Entwicklung identifiziert werden und Gegenmaßnahmen rechtzeitig und durchdacht ergriffen werden.

Es gibt sehr viele gute Gründe, warum jedes Unternehmen ein individuelles Controlling nutzen sollte. Im Kern geht es um eine vorausschauende Arbeitsweise, die alle Funktionsbereiche eines Unternehmens schützt! Um einen ersten Überblick zu erhalten, sehen wir uns folgendes an:

Controlling ist ein unverzichtbares Planungs- und Steuerungsinstrument der Unternehmensleitung. Es hilft der Geschäftsleitung, die gesamten Geschäftsaktivitäten exakt abzusichern, das Unternehmen kundenorientiert zu führen, die Auslastung des Betriebes zu steuern, das wirtschaftliche Risiko zu reduzieren, die Kosten zu kontrollieren, die Angebotsbreite und Angebotstiefe zu steuern und die Liquidität und Gewinne des Unternehmens zu sichern. Doch welche Informationen und Voraussetzungen sind notwendig, damit Maßnahmen zur Erreichung der Ziele ergriffen werden können? Was gehört zum Controlling?

Ein funktionierendes Controlling-System besteht aus mehreren aufeinander aufbauenden Teilen, die der Unternehmer entwickeln und durchführen muss. Unerlässlich ist dabei ein umfangreiches und vor allem sinnvolles Berichtswesen, das die betriebseigenen Umsätze und Kennziffern erfasst und deren Bearbeitung ermöglicht. Grundsätzlich lassen sich bei einem Controlling-System verschiedene Bereiche strukturieren, denen je nach Betrieb oder Branche eine unterschiedliche Bedeutung zukommt.

• Strategisches Controlling
• Auftragscontrolling
• Sortimentscontrolling
• Ressourcen-Controlling
• Funktionales Controlling
• Finanzcontrolling
• Personalcontrolling / Ablaufcontrolling

Das strategische Controlling dient der langfristigen Absicherung der Geschäftsaktivität und beinhaltet die kontinuierliche Beobachtung der Markt- und Wettbewerbsbedingungen des Unternehmens sowie einen regelmäßigen Soll/Ist-Vergleich der Unternehmensplanung mit der Unternehmensrealität. Allgemeine Informationen zur Markt und Branchenstruktur liefern dem Unternehmer in den Branchen die Medien (Radio, Fernsehen, Zeitungen, Zeitschriften), während fachspezifische und betriebswirtschaftliche Informationen z.B. von den Verbänden, Banken (Branchenberichte), Unternehmensberatern oder der Fachpresse  zu erhalten sind. Alle diese Informationen liefern dem Unternehmer ein Bild des Marktes und des Wettbewerbes und bilden eine Entscheidungsgrundlage für sein strategisches Verhalten, also z.B. für den Bau einer Tennishalle oder einer Sauna. Ob für geplante Investitionen, Sanierungen oder Veränderungen überhaupt ein Handlungsbedarf besteht, kann der Unternehmer unter anderem aus dem Soll/Ist-Vergleich seiner Planung mit der Realität ablesen. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass das Unternehmen über eine detaillierte Planung verfügt.

Das Auftragscontrolling dient der Orientierung des Unternehmens auf die Kunden. Bei produzierenden Betrieben liefern Auftragseingänge Informationen über Kundenanforderungen oder Veränderungen des Marktes. Viele Kunden spiegeln eine gute Auftragslage wieder. Das Unternehmen ist auf die Kundenwünsche eingestellt. Schwankungen bei den Kundenzahlen können veränderte Kundenwünsche signalisieren oder den Eintritt eines Mitbewerbers in den Markt des Unternehmens anzeigen. Bietet das Unternehmen z.B. keine “X”-Leistung an,  der neue Mitbewerber ist jedoch auf diesen Bereich spezialisiert, so kann die Konsequenz in einem Rückgang der Kundenzahlen liegen.

Zusätzlich zum Auftragscontrolling sollte ein Sortimentscontrolling etabliert sein. Das Sortimentscontrolling lässt in einem produzierenden oder Handel treibenden Betrieb erkennen, welche Produkte gut "laufen" und ob die angebotenen Artikel den Markterfordernissen entsprechen. Eine klassische Sortimentsanalyse ist die ABC-Analyse, die eine Rangordnung für die Produkte erstellt. Die Analyse wird in regelmäßigen Abständen (monatlich, vierteljährlich) durchgeführt um zu erkennen, welche Produkte "Renner" oder  "Penner" sind. Das Ziel dieser Maßnahmen ist es, die Komplexität des Unternehmens zu reduzieren und Angebote die nicht vom Kunden gekauft werden abzuschaffen bzw. die stark genutzten Angebote evtl. weiter auszubauen.

Das Ressourcen-Controlling ist für die Steuerung der Auslastung des Betriebes verantwortlich. Es erfasst, wo z.B. Engpässe auftreten, wann mehr oder weniger Mitarbeiter eingesetzt werden müssen, wann das Licht im Unternehmen abgeschaltet werden kann.  Mit einem komplexen Ressourcen-Controlling ist es möglich, Arbeitsspitzen abzufangen, Unterkapazitäten auszugleichen und Leerlaufzeiten zu vermeiden bzw. mit anderen Aufgaben zu füllen und damit eine optimale Auslastung des Betriebes anzusteuern.

Risiko-Controlling: Grundsätzlich werden im Risiko-Controlling mögliche Belastungen aus Rechtsstreitigkeiten, Zahlungsausfälle, Vertragsstrafen und Gewährleistungen erfasst und bewertet, damit ein mögliches Folgerisiko abgeschätzt werden kann. Im Unternehmen fallen hier vor allem Zahlungsausfälle durch Mahnungen bzw. Klagen mit nachfolgenden Rechtskosten an.

Das funktionale Controlling wird zur Kontrolle der Effizienz verwendet und von vielen Unternehmern mit „dem Controlling“ gleich gesetzt. Das funktionale Controlling ist jedoch nur ein Aspekt des gesamten Controllings und beschränkt sich auf die Analyse von Daten die der Bildung von Kennziffern dient. Mit den Kennziffern können dann Unternehmens- und Branchenvergleiche gezogen werden und die Qualität und Effektivität verschiedener Unternehmensteile bewertet werden. Beispiel ist der Umsatz pro Kunde.

Finanzcontrolling: Zur Sicherung der Liquidität und des Betriebsgewinnes  wird das Finanzcontrolling eingesetzt. Beim Finanzcontrolling werden die Bereiche Liquiditätsplanung und -steuerung, Finanzierung, kurzfristige Erfolgsrechnung und Bilanz geplant und mit den tatsächlichen Zahlen verglichen. Um die Finanzlage des Unternehmens möglichst exakt voraussagen zu können ist eine sehr detaillierte Planung notwendig. Alle Umsätze und Kosten müssen erfasst und korrekt zugeordnet werden, um Aussagen über die unterschiedlichen Betriebsteile machen zu können. Hier werden Personalkosten, Werbungskosten, Raumkosten, Dienstleistungskosten, Energiekosten, KfZ-Kosten und die verschiedenen Erlöse geplant, erfasst, bewertet und zur Ermittlung der Liquidität des Unternehmens herangezogen.

Mit dem Personal und Ablaufcontrolling werden die beschlossenen Maßnahmen durchgeführt und auf ihre Wirksamkeit hin überprüft. Eine systematische Erfassung und Verfolgung aller vereinbarten Maßnahmen (Ergebnisse, Verantwortliche, Termine) ist notwendig, um bei Erfolg oder Misserfolg einer Maßnahme nach den Ursachen suchen zu können.

Mit einem so charakterisierten Controlling-System kann der Unternehmer nicht nur seine Unternehmensziele festlegen und Maßnahmen zur Umsetzung planen sondern auch innerhalb von wenigen Minuten einen regelmäßigen Soll/Ist-Vergleich durchführen, der den derzeitigen Status des Unternehmens angibt. Bei Abweichungen in die eine oder andere Richtung kann durch die Kontrolle der Ursachen, die zur Abweichung geführt haben, eine Entscheidungsgrundlage für Gegenmaßnahmen gebildet werden.

Die Vorteile eines derartigen Controlling-System liegen nicht nur in der Genauigkeit der Angaben, die weit über die Zahlen z.B. der BWA`s hinausgehen, sondern auch in der Schnelligkeit, mit der die Daten erhoben und zur Verfügung gestellt werden können. Gerade in klassischen Saison-Geschäften, bei denen in wenigen Monaten der gesamte Jahresumsatz getätigt wird, ist es unumgänglich, schnell die notwendigen Informationen, warum eine Aktion funktioniert oder nicht funktioniert, zu erhalten.

Mit einem regelmäßigen Soll/Ist-Abgleich kann z.B.: bereits im Februar erkannt werden, ob der Gesamtjahresplan gefährdet ist, und ob Gegenmaßnahmen eingeleitet werden müssen. Erhält man diese Informationen vielleicht erst im April, so kann die ideale Zeit für Gegenmaßnahmen bereits verstrichen und der Bestand des Unternehmens gefährdet sein.